8 conseils simples à appliquer pour gagner du temps

8 conseils simples à appliquer pour gagner du temps

Nous vivons dans une société où l’on nous demande de faire toujours plus ; par conséquent nous devons gagner du temps afin de pouvoir accomplir toutes ces tâches. Cette quête du “toujours plus” nous conduit à être exigeante envers nous-même. Cela se répercute sur notre vie familiale, notre vie de couple, notre entreprise, nos envies personnelles. Mais faire plus, vouloir toujours plus, tout ceci nous amène à nous poser la question sur notre gestion du temps et à repenser nos journées pour gagner du temps (pour en faire quoi d’ailleurs…?).

Pourquoi cherche-t-on à gagner du temps ?

Dans une journée de vingt-quatre heures, nous voulons toujours en faire beaucoup et même, beaucoup TROP. De nos jours, on recherche la performance ; et cette performance, on la veut non seulement dans sa vie professionnelle (que vous soyez salariée ou que vous ayez une entreprise…ou les deux comme moi), mais aussi dans sa vie familiale, personnelle et sa vie de couple. Nous voulons non seulement atteindre tous nos objectifs professionnels de la journée, mais également déjeuner avec une amie, faire une séance de sport, profiter de ses enfants et aller au restaurant le soir avec son chéri. (oui oui, je veux avoir tout ça aussi – une journée cinq étoiles)

Donc, optimiser sa journée pour maximiser toutes ces belles facettes de nos vies devient une priorité désormais, pour toute maman entrepreneure et working girl qui se respecte.

Nous allons détailler ci-dessous chacune des 8 astuces dont je vais vous parler et dont vous devrez reproduire chaque jour. C’est parti.

Quand vous vous levez, vous devez être au clair sur vos objectifs de la journée. Vous devez savoir ce que vous avez à faire tout de suite. Vous devez avoir vos objectifs en tête pour vous mettre en action immédiatement (bon, vous avez le droit de prendre un petit-déj, une douche et de passer par la case toilettes bien évidemment). Mais une fois votre morning routine accomplie (si vous en avez une ; on peut se faire ça aussi en vrac, comme lorsque l’on a des enfants quoi 😅), vous devez être prête mentalement et psychologiquement à accomplir votre première tâche et cela, sans perdre de temps.

Comment cela se traduit-il ?

Il faut savoir que, lorsqu’une journée s’achève, il est primordial de faire le point et le bilan sur cette journée afin de gagner du temps sur la suivante. Voici quelques questions que vous pouvez vous poser :

  • Qu’avez-vous réalisé ? Listez les tâches une à une. (en plus, ça vous remontera le moral de vous dire que vous avez pu accomplir autant de choses dans une journée 😉)
  • Vos objectifs du jour ont-ils été atteints ?
  • Si non, pourquoi ?
  • Sur quelles tâches ai-je perdu du temps ?
  • Pourquoi ?
  • Aurais-je pu faire autrement pour gagner en efficacité ?
  • Si oui, comment ?

Une fois le bilan réalisé, vous pouvez désormais vous concentrer sur les prochaines étapes et faire un point sur votre journée du lendemain :

  • Quels sont vos prochains objectifs ?
  • Comment est-il possible de les rassembler en blocs de tâches ?
  • Combien de temps avez-vous besoin pour chaque tâche ?

Ainsi, vous allez pouvoir programmer votre prochaine journée et vous saurez exactement quoi faire et dans quel ordre. 

TÉLÉCHARGE TON WORKBOOK GRATUIT

Définir ses objectifs

Pour t’aider à clarifier ta vie de maman, ta vie personnelle et professionnelle et déterminer des objectifs clairs pour commencer tes projets. Tu connaîtras tes priorités et tu pourras te mettre en action dès aujourd’hui.

2- Priorisation des objectifs

Vous devez réaliser cette étape le soir, lorsque vous préparez votre journée du lendemain. Nous voulons toutes faire énormément de choses dans une journée, et on se croit capable de les réaliser. Que se passe-t-il alors ? Notre TO-DO LIST s’allonge encore et encore à n’en plus finir. (J’ai arrêté avec ça, c’était trop déprimant de voir toutes ces lignes non barrées)

Qui dit longue to-do list, dit grosse journée et donc surcharge mentale. Avoir trop de tâches et d’objectifs à réaliser dans une journée est mauvais pour notre bien-être. En effet, plus on a de choses à gérer, plus on a de chances de s’éparpiller et d’être contre-productive. Tout ce que l’on ne veut pas.

Pour éviter cela, il faut mettre l’accent sur la priorisation des objectifs. Toutes les tâches ne se valent pas. Pensez donc à les hiérarchiser en commençant par les tâches les plus importantes (logique, non ?). Prioriser vos tâches vous permettra de gagner davantage de temps ; vous n’aurez plus à vous demander par quoi commencer votre journée.

3- Une tâche à la fois

Avez-vous déjà entendu parler de multi-tasking ou multi-tâches en français ? (j’aime bien insérer quelques termes anglais ici et là 😋)

Vous savez, cette chose que les femmes se vantent de pouvoir faire et dont seraient incapables le sexe opposé. Vous l’avez peut-être d’ailleurs déjà balancé à la figure de votre chéri en lui disant qu’il était incapable de faire deux choses à la fois (et que ça en était d’ailleurs énervant).

Et bien accrochez-vous bien, mais il est impossible de faire deux choses à la fois. Notre cerveau n’est pas programmé pour. Ce que l’on croit faire quand on dit que l’on fait tout à la fois, c’est essentiellement que notre cerveau passe d’une idée à l’autre, d’une tâche à l’autre, pour revenir sur la précédente et ainsi de suite. Tout cela sans se concentrer sur une seule chose. Ce qui fait que lorsque nous sommes en plein travail (la rédaction d’un article par exemple), nous allons soudain penser à téléphoner chez le dentiste pour prendre rendez-vous, pour ensuite vider le lave-vaisselle car on aura vu que ce dernier était plein en passant devant, pour ensuite donner à manger au chien et finalement revenir travailler. (Non, ce n’est pas un exemple concret, mais c’est tout comme 😄) Je pourrais également faire l’exercice avec des tâches professionnelles uniquement, mais je suis certaine que vous en avez plein en réserve 😉.

En faisant cela, notre cerveau n’arrive pas à se concentrer et nous perdons en productivité.

Il est donc essentiel de s’affairer à une tâche ou un objectif à la fois. Vous poursuivrez cette tâche tant qu’elle ne sera pas terminée. Ce n’est qu’une fois finie que vous pourrez passer à la suivante.

4- Accomplir la tâche la plus difficile en premier

Là où nous procrastinons le plus, c’est bien sur l’objectif le plus compliqué. On le reporte encore et encore dans notre journée, jusqu’à ce que le lendemain arrive et que ce dernier ne soit toujours pas fait. Pire ! Une semaine ou un mois après, il est encore là à traîner derrière nous comme un boulet.

Malheureusement, ce n’est pas en reportant éternellement une tâche que cela va nous faire du bien. Bien au contraire. Plus nous traînons ce fardeau, plus nous nous déconcentrons ; plus on procrastine sur une tâche et plus notre anxiété et notre stress augmente. Vous avez sûrement quelques idées en tête à l’heure où vous lisez ces mots, n’est-ce pas ? Vous voyez de quoi je vous parle ? Qu’est-ce que vous n’avez pas fait aujourd’hui et qui vous trotte dans la tête ? Si cette chose est dans votre esprit, chassez-là immédiatement en la faisant MAINTENANT.

Pour éviter que cela ne se reproduise, notez dans votre agenda l’objectif le plus difficile à faire pour vous (quand je parle de difficulté, cela peut se traduire par difficulté physique, psychologique, morale, émotionnelle) dans les premières heures de votre journée. Cette tâche doit être réalisée dans l’idéal avant 11h. Vous aurez ensuite l’esprit libre et tranquille pour accomplir le reste de vos objectifs, ceux qui vous donneront du plaisir.

5- Éviter les distractions pour gagner du temps

Nous sommes entourés de distractions du soir au matin. Que l’on soit à la maison, au bureau, en voiture ou dans un espace de coworking, les distractions ne manquent pas et elles sont l’ennemie de notre productivité.

Qu’est-ce qui peut nous distraire ?

Passons en revue une liste de distractions :

  • la télévision : travailler à la maison nous conduit à être très proche de cet écran et de ce célèbre Netflix (que je n’ai pas d’ailleurs). Il est très tentant de se laisser aller à quelques minutes sur un de nos épisodes préférés ou sur les informations, qui vont par la suite se transformer en une heure. C’est effrayant de voir à quel point le temps peut nous filer entre les doigts. 
  • le téléphone (ce fléau dont je ne peux me passer) : nous sommes toutes accrochées à nos téléphones toute la journée. Que ce soit pour surfer sur Internet, aller sur les réseaux sociaux, regarder une notification qui vient d’être envoyée, checker notre compte bancaire. Bref, nous avons toujours une raison (valable ?) de tenir notre smartphone entre nos mains.
  • notre boîte email : combien de fois regardez-vous vos mails dans une journée ? Oui, c’est bien ça. Beaucoup trop souvent. Le pire, c’est que nous croyons que cela est nécessaire, voire même obligatoire. Mais non. Si vous ne répondez pas dans la minute, ce n’est pas grave. Nous sommes tous sollicités par des tonnes de mails issus de personnes et entreprises différentes, mais vous êtes capables de vous en défaire et de programmer et définir des timings de consultation de votre messagerie. Si vraiment vous avez peur de rater une opportunité exceptionnelle, un contrat ou un client en or (il faut vraiment que ce soit de l’or massif alors 😁), dans ce cas, programmez un mail de réponse indiquant clairement que vous êtes indisponible pour le moment et que vous prendrez connaissance de vos mails de telle heure à telle heure.
  • Internet : là encore, nous voici face à un gros fléau. Même lorsque l’on a rien à y faire, on trouve quelque chose à faire. C’est fou quand même.
  • les tâches ménagères : c’est le problème lorsque l’on travaille à la maison (et qu’on aime que tout soit en ordre et que tout soit propre). Evitez absolument de ramasser le linge lorsque vous passez devant pour une quelconque raison. Une tâche ménagère se transforme souvent en dix autres. Et voilà comment vous venez de perdre une heure.
  • notre environnement : au bureau, comme dans un salon de thé ou à la bibliothèque, tout peut être prétexte à la distraction ; les discussions des clients, les livres, ce donut au chocolat qui me fait de l’oeil, les odeurs des cuisines…et tant d’autres encore.

Pour éviter ça, programmez dans votre agenda une plage horaire pour chaque tâche non importante. Par exemple, vous consulterez vos mails en fin de matinée et de 17h à 17h30. Lorsque tout est noté et programmé, vous n’aurez plus à vous soucier du moment à accomplir telle et telle tâche. Vous pourrez donc vous concentrer totalement sur ce que vous êtes en train de faire et ainsi gagner en productivité.

6- Se concentrer sur les tâches productives et importantes

Je vous en ai parlé rapidement un peu plus haut : toutes les tâches ne se valent pas.

Vous pensez que vous devez réaliser telle et telle chose, mais demandez-vous si ce travail est réellement nécessaire pour vous permettre d’avancer sur votre objectif final.

Vous allez sans doute remarquer que ce qui vous fait avancer ne rassemble finalement pas toutes ces petites tâches que l’on s’était programmé pour la journée.

Pour chaque objectif que vous vous êtes fixé dans la journée, posez-vous la question : est-ce qu’il va me faire avancer sur mon objectif final ?

Bien évidemment, ayez toujours en tête votre but, votre pourquoi, dans chaque aspect de votre vie. Ainsi, il vous sera plus aisé de déterminer si oui ou non tel exercice va vous permettre de vous en rapprocher.

7- Pour gagner du temps, pensez à déléguer

La délégation. Un mot qui fait peur. En tant qu’entrepreneure, nous voulons tout maîtriser et donc tout réaliser soit même. C’est bien ou du moins, c’est bien au début, car je crois qu’il est essentiel de maîtriser les choses avant de penser à déléguer.

Toutefois, il arrivera un moment où la question va se poser. Déléguer va vous permettre de vous concentrer sur votre business et de penser ou repenser votre stratégie, affiner vos axes prioritaires, développer de nouvelles idées.

Mais cela peut aussi s’appliquer dans d’autres domaines de votre vie. En tant que maman, on a tendance à vouloir tout maîtriser (et pas qu’un peu). Cela va du choix des vêtements des enfants, aux horaires du bain, à la décoration des chambres. Mais pour faire des enfants, il faut être deux, on est d’accord ? Alors lâchez un peu les rennes et laissez le papa s’occuper d’une partie des tâches ; Et cela même s’il ne le fait pas comme vous. A sa façon, ça peut être bien aussi 😉.

8- Faire des pauses pour gagner du temps

On les néglige bien trop souvent (moi la première). Les pauses sont pourtant essentielles pour notre concentration. Elles nous permettent de souffler, de laisser notre cerveau se relâcher un instant et cela pour mieux repartir ensuite. Les pauses nous permettent de rester en bonne santé et de prendre du recul sur notre travail actuel.

Il n’est pas nécessaire de faire de longues pauses à chaque fois. Mais accordez-vous au moins cinq minutes de pause toutes les 30 minutes environ ou une pause plus longue toutes les heures.

Rien ne sert de courir comme on dit.😉

Mots de la fin - A retenir

Même si nous voulons accomplir des tonnes de choses à la minute, il est essentiel de se poser les bonnes questions et de penser à soi. Il est essentiel de se détendre et de prendre du recul, de se donner le temps de la réflexion pour être par la suite plus productive. Rien ne sert de se précipiter.

Petit récapitulatif des 8 conseils pour gagner du temps :

  1. Une bonne préparation la veille au soir de ses objectifs du lendemain
  2. Prioriser ses objectifs
  3. Supprimer de votre vie les tâches multiples
  4. Commencer sa journée par l’objectif le plus difficile
  5. Eviter les distractions
  6. Se concentrer sur les tâches productives et importantes
  7. Déléguer au maximum
  8. Faire des pauses régulières

Maintenant, c’est à vous de jouer.

La publication a un commentaire

Laisser un commentaire